O que faz de você um profissional eficiente?

Por José Roberto Marques, Presidente do Instituto Brasileiro de Coaching (IBC)

Um profissional eficiente está longe de ser aquele profissional "faz tudo”. Uma pessoa pode ser eficiente em muitas áreas da sua vida, mas também pode deixar outras de lado, o importante é tentar encontrar o equilíbrio e não achar que eficiência é sinônimo de perfeição.

Por exemplo, é possível ser eficiente quando se trata de saúde, da relação e dos cuidados com a família e da casa, uma pessoa também pode ser eficiente nos estudos e no trabalho. Mas, também é possível não ser tão eficiente em outros pontos. É o que acontece com grande parte das pessoas, algumas conseguem mostrar eficiência em casa, com a família, com a saúde, mas não conseguem ser um estudante ou um profissional eficiente.

O comportamento de profissionais eficientes

A eficiência é uma característica que algumas pessoas vão adquirindo ao longo do tempo e de acordo com as experiências que cada indivíduo vive, essa característica pode se aprimorar ou simplesmente ser esquecida, cabe a cada pessoa definir como se comportar diante de cada situação que vive durante o dia a dia.

Normalmente, as pessoas confundem eficiência e eficácia

Ser eficiente é ser produtivo, é buscar o melhor rendimento com o mínimo de erros possíveis, é ser competente e encontrar formas de resolver desafios antes mesmo que alguém peça.

Ser eficaz é ser útil para alguém ou em alguma situação, de acordo com o dicionário, eficaz é ser capaz de alcançar o resultado desejado.

Entendendo a diferença entre ser eficiente e ser eficaz, é possível perceber como pode ser e como deve comportar um profissional eficiente. Dessa forma, é interessante ressaltar que independente da área que uma pessoa for mostrar eficiência, é preciso trabalhar e exercitar vários pontos que estão consciente e inconscientemente enraizados na vida e no dia a dia dela.

Por isso, atente-se a cada uma das sugestões listadas abaixo:

Trabalhe a mente e o corpo.

Para um profissional ser verdadeiramente eficiente, é fundamental que ele foque nas tarefas mais importantes, outra ideia excelente é anotar os afazeres e analisar aquilo que pode ser delegado a outras pessoas ou não, afinal, a pessoa que faz de tudo um pouco está longe de ser eficiente.

Procurar visualizar o resultado para não perder tempo, tratar o tempo gasto como se ele fosse dinheiro é fundamental, pensando assim, as pessoas tendem a fazer as coisas com mais agilidade e precisão, evitando desperdício de tempo.

A ansiedade é algo que passa longe da eficiência, por isso, manter o controle da ansiedade é essencial para um profissional eficiente, um dos “remédios” para a ansiedade, é ter uma qualidade de vida bacana, por isso, dormir e se alimentar bem faz parte do pacote chamado ‘eficiência’.

Truques e tecnologia

O profissional eficiente utiliza de todos os meios possíveis para não perder nenhum ponto de uma reunião, de um curso ou de uma palestra, por exemplo. Nesse caso, anotar tudo que for dito não é suficiente, o profissional eficiente prefere gravar para não perder nenhum detalhe.

Outra questão bastante comum é demanda de trabalho e as demandas que vão aparecendo durante o dia. O profissional eficiente deve sempre responder os e-mails de forma breve e objetiva, assim ele consegue ser direto, e ainda consegue resolver a questão desafio poupando tempo para os próximos e-mails.

A tecnologia está a favor das pessoas eficientes, criando mecanismos de atalho para realizar tarefas de forma ágil e eficiente. Com isso, é possível resolver várias questões em um determinado período de tempo, lembrando que tudo deve ser bem feito, o profissional eficiente não faz nada “mais ou menos”.

Agenda e alimentação

Se você achou estranho que esses dois itens estejam no mesmo tópico, fique tranquilo, você já vai entender o motivo dessa junção.

A alimentação está dentro da questão “trabalhar mente e corpo”, por isso, criar uma rotina alimentar saudável faz toda a diferença na performance de um profissional. Comer bem e comer certo está muito mais fácil, existem inúmeros restaurantes delivery que oferecem refeições na medida certa e com os ingredientes que você precisa.

Mas, por que a agenda faz parte disso tudo? Simplesmente pela organização.

A organização é fundamental para o bom desempenho de um profissional eficiente. Se organizar e ter o controle do que vai acontecer durante o dia faz total diferença nos resultados entregues, quer um exemplo? Veja como isso é realmente verdadeiro.

Imagine que um colaborador de uma empresa X, saindo atrasado de casa e ao entrar no carro observa que precisa abastecer o carro, mas tudo bem, ele para no posto de combustível, pede para completar e observa que esqueceu a carteira em casa. Ele volta em casa, volta no posto, paga sua conta e chega no trabalho 2 horas a mais que o horário normal.

E não para por aí, ele perdeu uma reunião extremamente importante, deixou tudo nas mãos do estagiário que estava completamente despreparado, e para reverter essa situação, ele terá que se reunir com o seu gestor durante o horário de almoço para pegar as informações da reunião que faltou.

Ou seja, por conta de um atraso e de um deslize, todo o dia desse colaborador foi comprometido. Percebe como a organização e o planejamento faz parte da agenda de um profissional?

Para ser verdadeiramente um profissional eficiente, é necessário ter habilidades para lidar com o tempo que se tem, é ser organizado e fazer planejamento, mas, acima de tudo, é saber qual o momento certo para delegar, é seguir exemplos e dizer que errou quando isso acontecer.

Quando um objetivo é o mesmo para todos, se torna simples ter várias pessoas eficientes em um grupo. Por isso, o ideal é procurar despertar nas pessoas o espírito do trabalho em equipe, é mostre a elas que são capazes, e mais, é dar a elas o poder de fazer, isso irá despertar a eficiência que estava adormecida.