Fundação ABC migra para sistema da Totvs

A partir de 2 janeiro de 2018, a Fundação do ABC e suas 15 unidades gerenciadas terão o sistema Protheus – plataforma on-line administrativa integrada – atualizado para a versão 12, o software mais recente disponível pela TOTVS. Serão impactadas as áreas de Recursos Humanos, Compras, Financeiro, Suprimentos, Contabilidade, Medicina e Segurança. Atualmente, o sistema comporta 919 usuários ativos em todas as unidades.

Equipes da Totvs e Fundação ABC já atuam em conjunto para a migração. 

O projeto foi apresentado oficialmente aos diretores-gerais das mantidas em 29 de agosto, durante reunião mensal com a Presidência da FUABC, na sede da entidade. A ideia é dar ciência das mudanças às diretorias em tempo hábil para que as informações cheguem de forma coesa e organizada a todos os funcionários que operam o sistema. As mantidas serão orientadas por meio de comunicados sobre datas e horários dos treinamentos, programados entre 16 e 23 de outubro.

A necessidade de atualização se dá não apenas pelas novas funcionalidades da ferramenta e pela data de expiração da versão atual – dezembro de 2017 –, mas por questões legais e jurídicas. Isso porque os dados inseridos pelos setores administrativos da mantenedora e dos hospitais são auditados pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e devem estar rigorosamente alinhados às legislações nacionais vigentes. Além disso, a atualização garante suporte técnico da fabricante do sistema.

A nova versão apresenta melhora significativa da performance, interface amigável, proporciona otimização e nova padronização de fluxos de trabalho, além de maior facilidade de navegação. As mudanças principais serão sentidas pelos departamentos de Recursos Humanos, que utilizam o sistema diariamente para gerenciar as folhas de pagamentos dos colaboradores, pontos eletrônicos, recrutamento de pessoal, informações sobre admissões, demissões, rescisões, afastamentos, benefícios e processos trabalhistas. A versão, inclusive, é integrada ao E-Social, projeto do Governo Federal que unifica a coleta de informações trabalhistas das empresas em todo país. O sistema envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal.

A Fundação do ABC soma hoje mais de 23 mil funcionários no Grande ABC, Baixada Santista e Região Metropolitana de São Paulo. Por isso, dada a complexidade da migração, todos os riscos estão sendo mapeados para que a atualização da versão, bem como do extenso banco de dados, não provoque falhas ou intercorrências na rotina das unidades. “Programamos para outubro os treinamentos, que envolverão cerca de 150 usuários de todas as mantidas. Estes serão responsáveis por multiplicar o conhecimento dentro de seus departamentos, e permaneceremos como apoio para acompanhamento técnico irrestrito. O objetivo é prever e minimizar todos os riscos para evitar surpresas durante a virada oficial”, explica o gerente de Tecnologia da Informação da FUABC, Maurício Coelho.

Para garantir a segurança e confiabilidade de todas as informações envolvidas na operação, a Fundação do ABC conta com consultoria da TOTVS para acompanhar in loco, junto à equipe de TI da FUABC, diversas simulações de migração, que tiveram início em agosto e terminam em dezembro.